INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
Bostadsrättsföreningen Oporto 1 (nedan Brf Oporto 1) behandlar personuppgifter om dig när du söker medlemskap i föreningen och under tiden som du är medlem. Även efter din tid i föreningen kommer dina personuppgifter att finnas kvar i våra register. Det är ett lagkrav i exempelvis bostadsrättslagen och bokföringslagen. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, personnummer, kontaktuppgifter och lägenhetsnummer. Din integritet är viktig för oss och vi har rutiner för hur information om dig ska hanteras och skyddas.
PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Brf Oporto 1 är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som vi själva utför eller som vi anlitar någon annan att utföra. Det kan exempelvis innefatta teknisk- och ekonomisk förvaltning. Sådana utlämnanden förekommer. Om du vill veta mer om vår behandling av personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen kan du kontakta styrelsen via mail.
PERSONUPPGIFTSBITRÄDE
Ett personuppgiftsbiträde är ett företag eller organisation som behandlar personuppgifter på uppdrag av föreningen och för dennes räkning. Det kan exempelvis vara en IT-leverantör eller den som levererar teknisk eller ekonomisk förvaltning och därigenom får tillgång till föreningens personuppgifter.
PERSONUPPGIFTSBITRÄDESAVTAL
Den personuppgiftsansvarige ska teckna ett skriftligt avtal med personuppgiftsbiträdet. Avtalet ska reglera hur personuppgiftsbiträdet ska hantera personuppgifter.
NÄR DU SÖKER MEDLEMSKAP
När du söker medlemskap i föreningen behöver vi kontrollera att du kan betala avgiften till föreningen. Föreningen behöver därför göra en personupplysning. Informationen i person-upplysningen sparas fram till att styrelsen sammanträder för att besluta om medlemskapet ska beviljas eller inte.
NÄR DU ÄR MEDLEM I FÖRENINGEN
Under tiden du är medlem i föreningen finns en skyldighet enligt bostadsrättslagen att föra medlemsförteckning och lägenhetsförteckning. Det är en rättslig förpliktelse.
Medlemsförteckningen ska innehålla uppgift om:
- Varje medlems namn och postadress,
- Tidpunkten för medlemmens inträde i föreningen
- Den bostadsrätt som medlemmen har.
Medlemsförteckningen ska hållas tillgänglig för den som vill ta del av den. Det innebär inte att föreningen måste lämna ifrån sig den eller skapa kopior för ett utlämnande.
Lägenhetsförteckningen ska innehålla uppgift om:
- Lägenhetsbeteckning, belägenhet, rumsantal och övriga utrymmen, dagen för Bolagsverkets registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen,
- Bostadsrättshavarens namn, och insatsen för bostadsrätten.
- Även pantsättningar noteras i lägenhetsförteckningen.
Det är enbart medlemmar som har rätt till utdrag ur lägenhetsförteckningen avseende den egna bostadsrätten. Föreningen kan komma att notera information om dig även i andra sammanhang. Närvaro på styrelsemöten och årsstämma noteras för att det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera hur beslut har fattats. Om det inkommer klagomål, störningsanmälningar, felanmälningar, synpunkter, motioner eller liknande kommer föreningen också att behöva registrera personuppgifter. Denna hantering av personuppgifter gör vi med stöd av ett berättigat intresse för att kunna hantera det praktiska arbetet med föreningens angelägenheter. Vi registrerar inte mer information än nödvändigt och skyddar den på lämpligt sätt.
SAMTYCKE
I vissa fall behöver föreningen ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter. Det gäller exempelvis om föreningen behöver behandla dina hälsouppgifter, publicera fotografier från någon föreningsaktivitet, notera kontaktuppgifter till dig utöver adress eller lämna ut dina personuppgifter för andras marknadsföring (erbjudanden från banker, försäkringsbolag, eldistributörer, hantverkare och så vidare). Samtycke är frivilligt och inhämtas på en särskild blankett. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.
HUR LÄNGE BEVARAS DINA PERSONUPPGIFTER?
Medlemsförteckningen ska sparas så länge föreningen består och sju år därefter. Detsamma gäller lägenhetsförteckningen. Protokoll från styrelsens sammanträden samt stämmoprotokoll bevaras så länge föreningen består. Bokföringslagen anger att bokföringsmaterial ska bevaras i sju år plus innevarande år. Det avser exempelvis betalningshistorik gällande avgifter. När det gäller övrig dokumentation i exempelvis störningsärenden eller annan kommunikation mellan föreningen och medlemmarna, en leverantör eller kommunen och banken med flera avgör föreningen från fall till fall hur länge informationen behöver bevaras. När du har beviljats utträde ur föreningen och om det finns obetalda avgifter eller andra fordringar kan det finnas det anledning för föreningen att behålla uppgifterna eftersom det annars kan påverka föreningens möjlighet tillvarata rättsliga anspråk.
Om din bostadsrätt blivit förverkad kommer dokumentation i ärendet att finnas kvar i exempelvis styrelseprotokoll och i anmälningar till socialtjänsten. Det är för att föreningen ska kunna tillvarata rättsligt anspråk.
DINA RÄTTIGHETER
Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som föreningen hanterar om dig och kan därför begära ett så kallat registerutdrag. Du har även rätt att kräva att felaktiga eller missvisande uppgifter om dig rättas och att användningen av dem begränsas.
HUR HANTERAR VI MEDLEMMARNAS UPPGIFTER?
Brf Oporto 1 värnar om medlemmarnas personliga integritet och vill att medlemmarna ska känna sig trygga om hur uppgifterna förvaras hos oss. Vi samlar endast in information som ligger i föreningens och medlemmarnas intressen.
VILKA UPPGIFTER SPARAS OCH VAD ANVÄNDS DE TILL?
Utöver de uppgifter som föreningen är skyldiga spara enligt bostadsrättslagen, används ett antal uppgifter i syfte främja medlemmarnas intressen.
Förnamn, efternamn, epost, telefonnummer, lägenhetsnummer och tillträdesdatum kan användas till något av följande punkter.
- E-post adress för möjlighet att informera medlemmarna om aktuella händelser inom föreningen
- Information för att skapa medlemsprofiler som ger möjlighet att logga in på föreningens hemsida
- Telefonnummer för att söka kontakt vid angelägna ärenden
- Vid behov, utlämning av uppgifter till parter utanför styrelsen som har åtaganden eller ingår i avtal med styrelsen eller dess medlemmar. T ex valberedning, hantverkare eller leverantörer av tjänster.
RÄTTELSE ELLER BORTTAGANDE AV UPPGIFTER
Om någon uppgift inte längre stämmer eller är felaktig har man rätt att begära korrigering eller borttagande. Man har även rätt att begära utdrag över de uppgifter som finns registrerade, en sådan begäran ska alltid vara skriftlig. I första hand den skickas från den epost som redan finns registrerad hos oss.